KI-Telefonagenten für Gesundheitswesen, die Praxisteams organisatorisch entlasten.

Tanja kann Terminwünsche, Rezept- oder Rückrufbitten und organisatorische Anliegen strukturiert aufnehmen. Medizinische Fragen, Notfälle und Entscheidungen werden konsequent an das zuständige Team oder geeignete Notfallwege verwiesen.

Praxisanrufe prüfen lassen Ablauf ansehen

Termine: Wünsche aufnehmen
Keine Beratung: Medizinisches eskalieren
DSGVO: Datenfluss klären

PatientenanrufRückruf und Terminwunsch

Anruf: Ich möchte einen Rückruf wegen eines Termins vereinbaren.

KI: Ich nehme Ihren Wunsch auf. Bei akuten Beschwerden wenden Sie sich bitte an die vorgesehenen Notfallwege.

Terminwunsch Rückrufbitte Praxisliste Eskalation

Heute strukturiert 41 Anrufe 22 Termine 6 Eskalationen

Tanja - KI-Telefonassistentin für Gesundheitswesen

Tanja sortiert organisatorische Anrufe, ohne medizinisch zu beraten.

Die KI bleibt in einer engen Rolle: Daten aufnehmen, Anliegen strukturieren und medizinische oder dringende Themen sofort an vorgesehene Wege eskalieren.

Tanja kennenlernen

Organisatorische Praxisanrufe

Terminwunsch aufnehmen, Praxis-Team entlasten.

Tanja sammelt organisatorische Angaben und eskaliert medizinische oder dringende Themen konsequent an vorgesehene Wege.

Gesundheitswesen: Kunde ruft Tanja an — 1. PatientenanrufEin Patient bittet um Termin oder Rückruf.

Gesundheitswesen: Dienstleister bearbeitet den Vorgang — 2. Praxis-TeamEmpfang oder Team erhält eine klare Aufgabe.

Mehr Ruhe am Empfang, klare Grenzen bei medizinischen Themen.

Telefonische Routineanliegen werden vorbereitet, während Diagnose, Therapie und Dringlichkeitseinschätzung beim Fachpersonal bleiben.

Terminwünsche Rückrufbitten Rezeptanliegen Notfallhinweis DSGVO-Prozess Betreut durch VG Systems

KI-Telefonassistenz für Gesundheitswesen — **Gesundheitswesen**Branchenspezifischer Anrufkontext für Tanja und strukturierte Übergaben.

Strukturierter Telefonprozess für Gesundheitswesen — **Ablauf im Alltag**Ein zweites Branchenmotiv zeigt, wie Anrufannahme, Notiz und Übergabe im Tagesgeschäft zusammenlaufen.

Sanisierte Microsoft 365 Übergabe mit Anrufdaten und nächstem Schritt — **Microsoft 365**Dateien, Listen, Kalender oder Bookings können je nach Prozess vorbereitet werden.

Generische CRM Übergabe mit Kontakt, Anliegen, Priorität und Zusammenfassung — **CRM-Übergabe**Anliegen, Kontakt und nächster Schritt werden strukturiert an das Team übergeben.

So arbeitet Tanja in Gesundheitswesen-Prozessen.

Der Telefonagent unterstützt organisatorisch und eskaliert medizinische Themen.

Anruf annehmen

Tanja begrüßt und klärt das organisatorische Anliegen.

Angaben erfassen

Kontakt, Wunsch, Rückrufzeit und Prozesshinweis werden aufgenommen.

Grenzen anwenden

Medizinische oder akute Themen werden nicht inhaltlich bearbeitet.

Übergabe erstellen

Das Team erhält eine strukturierte Aufgabe zur weiteren Bearbeitung.

KI-Telefonassistenz für organisatorische Praxisanrufe.

Tanja macht aus wiederkehrenden Anrufen strukturierte Aufgaben für Empfang oder Rückrufliste.

AnliegenStatusÜbergabe

Terminwunsch Aufgenommen Kalender/Team

Rezeptbitte Notiert Praxisprozess

Rückruf Zeitfenster Teamliste

Akute Beschwerde Eskalation Notfallweg

Organisatorische Entlastung

Wiederkehrende Telefonanliegen werden aufgenommen und vorbereitet.

Klare medizinische Grenzen

Medizinische Fragen werden nicht beantwortet, sondern eskaliert.

Datensparsamkeit

Erfasst wird nur, was für den abgestimmten Zweck erforderlich ist.

Betreuung durch IT-Partner

VG Systems begleitet Datenschutz, Einrichtung und laufende Anpassungen.

KI-Telefonagenten übergeben Anrufe in Ihre bestehende Arbeitsweise.

Statt einer weiteren Insellösung bereitet Tanja strukturierte Daten für die Systeme vor, mit denen Ihr Team bereits arbeitet. Welche Übergabe aktiv wird, entscheidet Ihr Prozess.

Microsoft 365Microsoft BookingsGoogle WorkspaceCRM-Übergabe

Übergabe vorbereitet

nach Freigabe

AnrufdatenPatientenanfrage, Terminwunsch, Rückruf vormittags, keine medizinische Bearbeitung durch KI

CRMKontakt, Notiz, Follow-upStrukturierte Übergabe nach Prozess und Freigabe.

Microsoft 365Dateien, Listen, Kalender, BookingsVorbereitet für typische Office- und Terminabläufe.

Google WorkspaceSheets, Dokumente, AblageStrukturiert für Workspace-Prozesse.

Wichtig:Integrationen werden passend zu Freigaben, Datenschutz und vorhandenen Systemen eingerichtet.

1ErfassenAnliegen, Kontaktdaten und Rückrufwunsch werden abgefragt.

2StrukturierenAus dem Gespräch werden klare Felder und ein nächster Schritt.

3ÜbergebenCRM, Microsoft 365 oder Google Workspace erhalten verwertbare Informationen.

KI-Telefonassistenz mit konsequenter Eskalation medizinischer Anliegen.

Vor dem Livebetrieb werden Notfallhinweise, medizinische Grenzen und Datenverarbeitung klar festgelegt.

AnrufdatenNur zweckbezogen erfassenKontaktdaten, Anliegen, Terminwunsch

WissenFreigegebene Antworten nutzenÖffnungszeiten, Prozesse, Eskalationen

SpeicherungAufbewahrung vorab festlegenTranskripte und Aufzeichnungen nach Vereinbarung

PersonenEntscheidungen eskalierenFachliche Prüfung bleibt beim Team

Transparente Verarbeitung

Tanja informiert transparent, erfasst nur zweckbezogene Angaben und ersetzt keine medizinische Beratung.

Datenschutzfragen können direkt an VG Systems gestellt werden.
Aufzeichnungen oder Transkripte werden nur für abgestimmte Zwecke genutzt.
Eskalationsregeln begrenzen, was die KI eigenständig bearbeitet.

Betreute KI-Telefonagenten statt anonymer KI-Baukasten.

VG Systems betreut Unternehmen an Rhein und Ruhr mit Business IT, Managed Services, Microsoft 365, Security und Support. Die KI-Telefonassistenz erweitert diese Betreuung um Telefonagenten, die in Ihre vorhandene Arbeitsweise passen sollen.

Persönliche BeratungDirekte AnsprechpersonIT-Sicherheit im Blick

Häufige Fragen

Nein. Medizinische Fragen, Diagnosen und Therapieentscheidungen bleiben beim Fachpersonal.

Die KI verweist nach abgestimmtem Ablauf auf die vorgesehenen Notfallwege und eskaliert nicht als medizinische Instanz.

Ja. Termin- und Rückrufwünsche können strukturiert erfasst und übergeben werden.

Organisatorische Rezeptanliegen können nach Ihrem Prozess notiert werden; die Prüfung bleibt beim Praxisteam.

Datenflüsse, Zwecke und Aufbewahrung werden vorab dokumentiert und begrenzt.

Wir klären Anruftypen, verbotene Inhalte, Eskalationen und Übergabewege.

Finden wir gemeinsam heraus, welcher KI-Telefonagent zu Ihren Anrufen passt.

Die Anfrage läuft über das zentrale Kontaktformular von VG Systems. Dort kommt sie direkt im bestehenden Serviceprozess an und kann sauber zugeordnet werden.

0208 302 449 20 [email protected]

Betreute EinführungKontakt über VG Systems Service